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社外文書、Eメールのマナー

ビジネスレターのチェックポイント

  • 1.横書きが原則
  • 2.内容が正確か
  • 3.目的が統一され簡潔か
  • 4.誤字や脱字がないか
  • 5.誠意と礼をつくして書いたか
  • 6.トラブル防止のためコピーをとったか
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社外文書の構成

書式サンプル
社印・捺印の押し方 へ
書式サンプル
1)前文 へ

2)主文 へ

3)末文 へ
書式サンプル

記号・番号

手紙の内容や種類、会社組織や取り引き先などを分類し、記号・番号をつけておけば後で確認や照会をするのに役立つ。

日付

西暦か和暦で。日付は発信日。国内宛は元号が主流。

宛名

略称でなく正確な名称を書く。会社・団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」とする。

敬称の付け方

× 悪い例 正しい例
株式会社○○殿 株式会社○○御中
○○株式会社殿 ○○株式会社御中
○○課長様 課長○○様
○○課○○課長様 ○○課長○○様
○○先生様 ○○先生

発信者名

所在地、社名、所属・肩書き・氏名の順に書く。所在地は略すこともある。

件名

内容や趣旨がわかりやすい簡潔なタイトルをつける。(「お知らせ」「回答」「照会」など)

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1)前文

頭語

頭語と結語は対応した適切な用語を使う。

種 類 頭 語 結 語
普通の場合 拝啓 敬具
丁寧な場合 謹啓 敬白、謹白
急ぎの場合 急啓 早々
前文省略の場合 前略 早々
返信の場合 拝復 敬具

時候の挨拶

○○御中、のような団体にあてたものには省略する。また相手からの来信の場合も省略するのが一般的である。(時候の挨拶参照)

安否・感謝または陳謝の挨拶

時候の挨拶に続けて、相手の健康や繁栄を祝う言葉を書く。さらに続けて、日頃の取り引きなどについての感謝の言葉、または陳謝の言葉を加える。

表1 前文での感謝や繁栄を祝う言葉

前文での感謝や繁栄を祝う言葉

(例)お礼のことば

  • ・先日は種々ご教示にあずかり厚く御礼申しあげます。
  • ・過日は何かとお手数をおかけし、恐縮に存じます。
  • ・まずは略儀ながら、書中をもって御礼申しあげます。
  • ・まずは、とり急ぎ(とりあえず)御礼まで。
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2)主文

前文と区別するため改行して書き始める。簡潔で正確に書くことが重要であり、そのポイントは、

  • 1.まず手紙の用件を書く。
  • 2.できるだけ文章は短く区切り簡潔にまとめる。
  • 3.各文、各段階を接続語(さて、なお、ついては)でつなぎ、論理的に展開する。
  • 4.内容が複雑な場合は、箇条書きなどを用いる。

表2 主文の書き出し

主文の書き出し

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3)末文

末文の挨拶

要点を簡潔に繰り返して強調し、主文を締めくくり、頭語に対応した結語を書く。

主文の用件、内容が複雑な場合、ポイントを主文から独立させ箇条書きにする。

添付書類

同封した書類などの名称、番号、数量を書いておく。

表3 主文の締めくくり

通知
まずは
とりあえず
とり急ぎ
ご通知
お知らせ
ご一報
申しあげます
まで
案内 (依頼) まずはご案内まで(まずはご依頼まで)
ご案内かたがたお願い申しあげます
お願い よろしくご指示のほどお願い申しあげます
今後とも倍旧のお引き立てのほどお願い申しあげます
書類を送付させていただきますので、ご査収のほどお願い申しあげます
照会 まずはご照会まで
とり急ぎご照会まで
お断り 残念ながら貴意にそいかねますので、
あしからずご了承くださいますよう、お願い申しあげます
後便・後日
詳しくはいずれ拝顔のうえ
詳細は近いうちにお伺いしてお話し
委細は後便にて
 申しあげます
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社印・捺印の押し方

角印や個人印のみの場合は、社名の一番最後の文字が角印の中心に位置するよう押す。ただし、押す場所に余裕がないなど、例外の場合はバランスよく見えるように押すとよい。角印と個人印併用の場合は角印は社名の真ん中に、個人印は名前の最後の文字の真ん中に個人印の中心が位置するように押す。

社印・捺印の押し方

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Eメールのマナー

Eメールの基本構成

瞬時に遠方の人とやりとりができるため、すっかりビジネスシーンにも必要不可欠となったEメール。気軽な手段とはいえ差し上げる相手に読みやすい内容を心がけたいもの。

Eメールの基本構成

①宛先

当然ながらアドレスは一文字違うだけで届きません。大文字や小文字、半角や全角なども気をつけて送ること。誤送は相手方にもサーバの迷惑にも。メールは宛先に敬称がついていなくてもマナー違反ではないものの、登録する際に敬称をつけておけば、受け取った相手方にも敬称付きで表示されるので丁寧な印象に。

②件名

内容が一目でわかるように簡潔にすることがコツ。多くのメールを受け取る人には、漠然としたタイトルでは開封を後回しにされることも。また英語のタイトルは迷惑メールと間違われるのでこちらも注意。返信ボタンを押して作るメールには件名に「Re:」がつく。つけたままの方が受信相手にどの件でのメールかわかるが、何度もやりとりが続きRe:が何度も重なるのが気になるならば、「Re4」などと回数を数字で書いてみてもよい。

良い例:

  • ・定例会の打ち合わせについて
  • ・新商品内覧会のご案内
    ・【要返信】山田さん送別会のお知らせ

悪い例:

  • ・HELLO!
  • ・例の件
  • ・こんにちは

③本文

宛名 正確な名称で社名、部署、名前を書く。
前文 時候の挨拶は不要。「いつもお世話になります。」などの文章からはじめて、自分の社名、名前を書く。
本文 文章は簡潔に。1行30字から35文字くらいが読みやすいので、行がかわるように設定しておけば便利。長さは受け取った相手がスクロールしなくても読めるくらいの長さが適当。長い文章の場合は、本文の冒頭で「長文メール失礼します」などの断りを一言いれる。

④署名

社名に部署名、氏名、メールアドレス、住所、電話番号、FAX番号、携帯番号などを書いた物を文書の最後に入れておくと名刺代わりになるので、ビジネスシーンでは必ずつけるようにしたいもの。メールアドレスなどは半角で入れておくと、受信相手がコピーして宛先に貼り付けられるので便利。会社のPRなどを入れても良いが、あまり長くなりすぎないように。名刺サイズに収まるぐらいを目安にしてみては。

宛先、Cc、Bccや引用などのマナー

宛先

入力したアドレスの相手すべてに送られ、複数の場合は連名として送られる。主に送りたい相手または返答が欲しい相手を入れる。受信者全員に誰へ送ったかがわかるため、全員にアドレスが公開されてもよい場合に用いる。

Cc

Carbon copy(カーボンコピー)を略してCc。 本来の受信者にも同内容のメールが送付されたことがわかるので、参考までに読んでもらいたい相手に送る際はここに入力する。この場合も受信者全員にアドレスが公開され、誰に送ったかもわかる。

Bcc

Blind carbon copy(ブラインドカーボンコピー)を略してBcc。ここに入力した名前は非公開になる。受け取った本人同士達が知り合いでない場合などに使われる。多くの人に一斉送信しても、宛先かCcに入れたアドレスのみ表示され、Bccに入力した相手にはその相手のアドレスも表示されない。本文の冒頭に「Bccで失礼します」、「このメールはBccで複数の方にお送りしています」と断りを入れるとよい。

引用

メールの返信をする際に、相手からもらったメールを引用すると内容がわかりやすい。引用をすると相手の文面の文頭に引用符の「>」が加わる。全文を引用するとやりとりをすべてさかのぼることができるが、文章が長くなるので必要でなければ避けた方が良い。相手のメールの必要な部分だけを残す一部引用は、そこに自分のコメントをつけることができるので読む相手にも何に対するコメントかがわかりやすい。相手と自分のコメントの間は1行ほど空けると読みやすくなる。

メールで使える文字・使えない文字

Eメールでは基本的に受信相手のパソコン環境によって、見られる文字と見られない文字があり、その文字を「機種(環境)依存文字」という。メールでこの文字を使用した場合、受信側で文字化けを起こし、ほかの文字まで読めなくなることも。機種(環境)依存文字はなるべく使わないように。

機種(環境)依存文字

半角カタカナ、①②などの○のつく文字、IⅡなどのローマ数字、㈱№℡などの省略文字、㎏ ㎡などの単位記号。

ファイルの添付や容量、拡張子

メールでの文字同様、ファイル添付も受信先のパソコン環境によって受信容量制限が異なる。一般的には1MB(メガバイト)以下に抑えておきたい。また拡張子(何のファイルかを示す文字)に関しても、以下のものであれば一般的に普及しているので、ほとんどのパソコンで開くことができる。いずれにしても、ファイル送付前に受信相手が使用しているパソコンの機種やソフト、バージョンを尋ねておくとよい。

一般的な拡張子

  • ワードファイル .doc
  • テキストファイル .txt
  • エクセルファイル .xls
  • パワーポイントファイル .ppt
  • 画像ファイル .jpg
  • 画像ファイル .gif
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異動・退職のハガキやメール

異動のハガキ

異動の手紙

異動のメール① 男性用例文

異動のお知らせ その1

異動のメール② 女性用例文

異動のお知らせ その2

退職のハガキ

退職の手紙

退職のメール

御礼 退職のご挨拶

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編集:(株)京阪神エルマガジン社