● 記号・番号	用紙の右上に書くのが原則。社内で定められた記号と連続した番号を書く。
● 日付	発信年月日を書く。国内宛は元号が主流。
● 宛名	原則として名前と役職名を書く。部や課宛の場合は「御中」「各位」と書く。
● 発信者名	所属、役職名、氏名を書き、所属長か文書の作成者の印を押す。氏名は省く場合もある。
● 件名	中央に大きめの字で簡潔に書く。
● 本文	頭語や前文は省略し用件も簡潔に書く。敬語はむやみに使わず「5W3H」（いつ、どこで、誰が、どうして、なぜ、なにを、経費はいくら、どうするのか）を活用し明確に書く。
● 記	重要事項や本文を補足する事柄を書く。
● 添付書類	参考資料があれば、その名称、番号、数量を書く。

※文書の結語は「以上」と書き、扱者の所属、氏名、内線番号を書いておく。

	自分側	相手側
人、役職	私、小生、当社長、弊社長、当社部長の○○、弊店主、当主	貴殿、貴台、尊台、貴社長、部長○○様、貴店主
複数	一同、両名、私共	ご一同、お二方、各位
会社	当社、小社、弊社	貴社、御社
商店	当店、小店、弊店	貴店、貴商店
銀行	当行、本行	貴行
学校	当校、本校、わが校	貴校、御校、貴大学
団体	当協会、本会	貴会、貴協会
手紙	書面、書簡、書中	ご書面、ご書簡
品物	粗品、寸志	佳品、結構なお品
場所	当地、当地方、当所、当県（市、町）	御地、貴地、貴地方、貴県（市、町）
訪問	お伺い、お訪ね、参上、拝顔、拝眉	お越し、お立ち寄り、ご来訪、ご来社、ご来店
考え	私見、私考、所感、愚見、愚考	ご意見、ご高説、ご高見、ご卓見
配慮	配慮、留意	ご配慮、ご高配、お引き立て、ご容赦
授受	拝受、受領、入手、ご送付	お納め、ご受領、ご査収、ご笑納
他	出席、参加、列席	ご出席、ご参加、ご列席、ご参列

● 「5W3H」をもれなく記録する。
● 固有名詞と数字は十分に確認する。
● 発音の似ていることばも確認する。
● 受信時刻と発信者氏名も記入する。

● 殿か様か	昔のビジネスは男の世界が中心で殿だったが、今は男女平等となり、より丁寧な様を使うケースが多いよう。様で統一するのが無難。
● 申し上げる、下さい	最近は「御座居ます、参る、如何、事、勿論、即ち、従って」などは仮名書きになってきている。「申し上げる」は奏上、「下さい」は下賜が語源と思われるが、現在は、相手と対等にするケースが多いので「あげる」「ください」が一般的。ただし、物に対しては上がり下がりと書く。